Firmy zajmujące się przewozem i transportem, których flota jest niezwykle rozbudowana i liczy często kilkaset samochodów osobowych lub ciężarowych, potrzebują osoby, która będzie nadzorowała wszystko to, co związane ze sprawnością pojazdów. Właśnie tymi zadaniami zajmuje się fleet meneger. To stanowisko pracy, którego nazwa wywodzi się z języka angielskiego, coraz częściej można znaleźć w dużych firmach logistycznych i spedycyjnych, a także transportowych, zajmujących się przewozem ludzi. Kim jest fleet meneger oraz jakie są jego obowiązki? Dlaczego warto mieć tego specjalistę w swojej firmie? Poniżej kilka podpowiedzi i wskazówek.
Niektóre firmy transportowe i przewozowe nie mają zoptymalizowanych procesów i osób odpowiedzialnych za zarządzanie w różnych sektorach. Może to doprowadzić do wielu kryzysowych sytuacji, które w poważny sposób mogą nadwyrężać zaufanie kontrahentów. Dobrym przykładem jest chociażby opóźnienie dostaw produktów czy surowców, które są kluczowe dla producenta. Nieprawidłowy sposób zarządzania flotą pojazdów może wiązać się również z bardzo poważnymi stratami finansowymi i karami, kiedy to do ruchu dopuszczone są pojazdy niespełniające odpowiednich wymogów. By przeciwdziałać takim sytuacjom, najlepiej zatrudnić osobę, która będzie odpowiedzialna za flotę pojazdów. Nawet jeżeli przedsiębiorstwo posiada tylko kilka lub kilkanaście samochodów, powierzenie pieczy nad nimi przypadkowej osobie, która nie zna się na rzeczy, jest kiepskim pomysłem.
Menadżer odpowiedzialny za flotę pojazdów będzie nadzorował wszystko to, co związane jest ze stanem technicznym samochodów, opłatami za leasing, przeglądami technicznymi. To oczywiście tylko część zadań. W przedsiębiorstwie, w którym flota jest bardzo rozbudowana, niejednokrotnie potrzebne są nawet dwie lub trzy osoby, które zajmują się tym wszystkim. Dzięki sprawnej organizacji firma może jednak generować większe zyski i mniej strat. Jakie wykształcenie powinien mieć fleet manager? Trudno określić konkretne kwalifikacje, natomiast bez wątpienia powinna być to osoba, która ma już duże doświadczenie w zarządzaniu projektami. Człowiek precyzyjny, dokładny i rzetelny, który potrafi planować i kontrolować wiele elementów w jednym czasie.
Skoro wiemy już, że zatrudnienie menadżera floty to jeden z ważnych kroków w rozwoju firmy, warto bardziej szczegółowo określić, czym zajmuje się ten specjalista. Do jego najczęstszych zadań należy dbanie o stan techniczny pojazdów, a zatem regularne kontrolowanie ich na stacjach przeglądu, nadzorowanie kontroli u mechanika, między innymi tych okresowych, związanych z wymianą oleju. Monitorowanie czynności serwisowych, ich jakości, wydajności, to kolejny bardzo ważny punkt pracy menedżera floty. Reasumując, manager floty to osoba, do której należeć będzie kontrola nad wszystkimi czynnościami związanymi z naprawą samochodów, a także kontrolą i stanu technicznego. Ten specjalista powinien być odpowiedzialny również za monitorowanie średniego zużycia paliwa, użycie kart paliwowych, do których dostęp mają kierowcy jeżdżący po Polsce oraz całym świecie. Kolejne ważne zadanie to kontrola nad terminową spłatą rat w przypadku floty leasingowanej.
Poza tym manager floty może szeroko zajmować się zakupem oraz sprzedażą samochodów, a także wynajmowaniem ich w leasingu. Dba o wartość rezydualna nie spadła zbytnio. Oczywiście tego typu czynności są zwykle uzgadniane z przełożonymi, często nawet właścicielami firmy, ponieważ łączą się z bardzo poważnymi decyzjami finansowymi. To do managera może należeć jednak negocjowanie warunków leasingu, sprzedaży, wynajmu samochodu czy maszyn. Jedną z ważnych umiejętności są zatem umiejętności negocjacyjne, związane również z zarządzaniem konkretnym budżetem.
